Centre d'Aide

1. Guide de démarrage intégré

Un guide de démarrage bilingue et contextuel accompagne chaque rôle pas à pas. Il s'ouvre depuis Tableau de bord > Géolocalisation via le bouton « Guide de démarrage » (visible en desktop comme en mobile) et se rouvre à tout moment.

Chaque étape est vérifiée automatiquement et objectivement à partir de vos données réelles : profil d'entreprise, clients avec adresses géocodées, types de service, contrats prêts pour une tournée, réglages de géolocalisation avec le préréglage Déneigement, première tournée avec arrêts, responsable ou équipe assignée, et planification au calendrier. Aucune case n'est cochée manuellement.

Le flux diffère selon le rôle : les propriétaires/entreprises/administrateurs suivent la liste complète de configuration décrite dans les sections 2 à 7 de cette page ; les contremaîtres voient les mêmes étapes mais celles qui exigent les réglages du propriétaire sont marquées comme bloquées avec une explication. Les employés, sous-traitants et représentants suivent un flux de terrain simplifié : consentement de suivi, vérification GPS réelle, ouverture de mes tournées, pointage d'un arrêt, ajout d'une preuve, puis fin de l'arrêt.

Le préréglage Déneigement doit être appliqué puis enregistré pour être détecté comme complété. Enfin, la dernière étape - côté gestionnaire comme côté terrain - exige toujours un vrai test avec un téléphone réel sur le terrain ; aucune étape marquée « nécessite un test réel » ne peut être validée automatiquement sans données GPS ou de pointage réellement enregistrées.

2. Les 3 pré-requis

Une tournée se construit depuis les contrats récurrents. Pour qu'un client soit planifiable, vous devez avoir :

1. Des clients avec des coordonnées GPS (latitude/longitude).
2. Des types de service configurés (Contrats récurrents > Paramètres).
3. Des contrats récurrents dont la saison couvre la date visée.

Le module de planification se trouve dans Tableau de bord > Géolocalisation > onglet Tournées.

3. Clients sans GPS

Un client sans coordonnées GPS ne peut pas être ajouté automatiquement à une tournée. Le bandeau « Coordonnées manquantes » en haut de l'onglet Tournées permet de lancer le géocodage en lot en arrière-plan. Notez que ce géocodage ne concerne que votre entreprise.

4. Contrats importés = brouillons

Après un import en masse, les contrats sont au statut Brouillon (non signés) et sont donc masqués par défaut lors de la génération d'une tournée. Deux solutions :

• Cocher « Inclure les contrats non signés » dans le modal de génération de tournée.
• Utiliser l'action groupée « Marquer comme accepté » depuis Contrats récurrents (aucun courriel ni SMS n'est envoyé, une vraie signature client n'est jamais écrasée, et l'action est réversible).

5. Générer une tournée

Le bouton « Générer depuis les étiquettes » dans la liste des tournées ouvre un modal proposant 2 modes :

• Par type de service : Aucune étiquette requise. On choisit la date et un type de service. Tous les contrats actifs de ce service dont la saison couvre la date deviennent des arrêts candidats. La tournée est nommée « <type de service> - <date> ».
• Par étiquettes : On sélectionne une ou plusieurs étiquettes de contrats. Les étiquettes sans contrat sont grisées.

Ordre du workflow : Date → Type de service → Étiquettes → Options.

Changer la date recalcule dynamiquement les clients disponibles. Les clients déjà planifiés ce jour-là sont signalés. Le bouton « Nouvelle route » reste disponible pour une création manuelle vide.

6. Optimiser l'itinéraire

L'optimisation utilise une cascade d'ancrage pour le départ et l'arrivée : coordonnées explicites → adresses saisies géocodées → adresse du garage → adresse de l'entreprise → miroir du départ → premier/dernier arrêt.

Le panneau d'optimisation affiche toujours la provenance des ancres. La case « même adresse que le départ » est cochée par défaut. Il faut au moins 2 arrêts réellement optimisables (un arrêt utilisé comme ancre ne compte pas) sinon l'optimisation est désactivée et aucun frais n'est engagé. Si l'adresse de l'entreprise sert de repli et se géocode, elle est automatiquement enregistrée comme garage pour éviter de recommencer.

7. Planifier au calendrier et assigner

Une même tournée peut mélanger des fréquences indépendantes par arrêt : chaque date planifiée, une semaine sur deux (A : semaines 1, 3… ; B : 2, 4…) ou des dates explicites pour un service hybride. Les dates explicites doivent aussi appartenir à la série réellement placée au calendrier. La prévisualisation indique les arrêts dus à chaque date. Un forfait saisonnier est réparti sur les visites réellement admissibles de son arrêt ; un prix par visite n'est jamais divisé.

La fin de saison peut écarter des dates ou des arrêts individuels. Les conflits d'horaire sont signalés mais ne bloquent pas la planification ; vérifiez les avertissements avant de confirmer.

On peut définir un responsable et des équipiers ; changer le responsable propage l'information aux blocs futurs et envoie une notification. Depuis un bloc du calendrier, on peut ouvrir la tournée liée directement.

8. Sur le terrain

Le responsable, les équipiers et les gestionnaires peuvent ouvrir la tournée et faire le check-in (pointage). Les employés, sous-traitants et représentants ne voient que les tournées qui leur sont assignées.

Navigation : Le lanceur de navigation découpe automatiquement l'itinéraire en segments (pour contourner la limite d'environ 9 arrêts intermédiaires imposée par Google Maps), de sorte qu'aucun arrêt n'est perdu. Chaque arrêt accepte des notes terrain (séparées de la consigne du bureau, qui reste en lecture seule) et des photos.

9. Prix et permissions

Les prix et le revenu estimé d'une tournée ne sont visibles qu'avec la permission « Voir les prix et revenus des tournées » (routes.view_prices). Cette permission n'est accordée à aucun rôle par défaut et doit être attribuée depuis Tableau de bord > Utilisateurs. Les rôles admin, entreprise et propriétaire y ont accès d'office.

Un montant masqué s'affiche « — ». Un contremaître qui modifie une tournée sans ce droit n'efface jamais les prix existants. Le prix d'un arrêt est repris du contrat récurrent qui couvre la date de la tournée ; hors saison, rien n'est prérempli. Un contrat annulé ou expiré lié à un arrêt est signalé visuellement.

10. Tableau de dépannage