1. Les 3 pré-requis
Une tournée se construit depuis les contrats récurrents. Pour qu'un client soit planifiable, vous devez avoir :
- Des clients avec des coordonnées GPS (latitude/longitude).
- Des types de service configurés (Contrats récurrents > Paramètres).
- Des contrats récurrents dont la saison couvre la date visée.
Le module de planification se trouve dans Tableau de bord > Géolocalisation > onglet Tournées.
2. Clients sans GPS
Un client sans coordonnées GPS ne peut pas être ajouté automatiquement à une tournée. Le bandeau « Coordonnées manquantes » en haut de l'onglet Tournées permet de lancer le géocodage en lot en arrière-plan. Notez que ce géocodage ne concerne que votre entreprise.
3. Contrats importés = brouillons
Après un import en masse, les contrats sont au statut Brouillon (non signés) et sont donc masqués par défaut lors de la génération d'une tournée. Deux solutions :
- Cocher « Inclure les contrats non signés » dans le modal de génération de tournée.
- Utiliser l'action groupée « Marquer comme accepté » depuis Contrats récurrents (aucun courriel ni SMS n'est envoyé, une vraie signature client n'est jamais écrasée, et l'action est réversible).
4. Générer une tournée
Le bouton « Générer depuis les étiquettes » dans la liste des tournées ouvre un modal proposant 2 modes :
- Par type de service : Aucune étiquette requise. On choisit la date et un type de service. Tous les contrats actifs de ce service dont la saison couvre la date deviennent des arrêts candidats. La tournée est nommée « <type de service> - <date> ».
- Par étiquettes : On sélectionne une ou plusieurs étiquettes de contrats. Les étiquettes sans contrat sont grisées.
Ordre du workflow : Date → Type de service → Étiquettes → Options.
Changer la date recalcule dynamiquement les clients disponibles. Les clients déjà planifiés ce jour-là sont signalés. Le bouton « Nouvelle route » reste disponible pour une création manuelle vide.
5. Optimiser l'itinéraire
L'optimisation utilise une cascade d'ancrage pour le départ et l'arrivée : coordonnées explicites → adresses saisies géocodées → adresse du garage → adresse de l'entreprise → miroir du départ → premier/dernier arrêt.
Le panneau d'optimisation affiche toujours la provenance des ancres. La case « même adresse que le départ » est cochée par défaut. Il faut au moins 2 arrêts réellement optimisables (un arrêt utilisé comme ancre ne compte pas) sinon l'optimisation est désactivée et aucun frais n'est engagé. Si l'adresse de l'entreprise sert de repli et se géocode, elle est automatiquement enregistrée comme garage pour éviter de recommencer.
6. Planifier au calendrier et assigner
La planification d'une tournée au calendrier crée des blocs pour l'employé responsable. Les dates de série sont bornées par la fin de saison du contrat (les passages hors saison sont ignorés et comptés, sauf si on autorise explicitement le hors-saison) et un chevauchement avec un bloc existant est bloqué.
On peut définir un responsable et des équipiers ; changer le responsable propage l'information aux blocs futurs et envoie une notification. Depuis un bloc du calendrier, on peut ouvrir la tournée liée directement.
7. Sur le terrain
Le responsable, les équipiers et les gestionnaires peuvent ouvrir la tournée et faire le check-in (pointage). Les employés, sous-traitants et représentants ne voient que les tournées qui leur sont assignées.
Navigation : Le lanceur de navigation découpe automatiquement l'itinéraire en segments (pour contourner la limite d'environ 9 arrêts intermédiaires imposée par Google Maps), de sorte qu'aucun arrêt n'est perdu. Chaque arrêt accepte des notes terrain (séparées de la consigne du bureau, qui reste en lecture seule) et des photos.
8. Prix et permissions
Les prix et le revenu estimé d'une tournée ne sont visibles qu'avec la permission « Voir les prix et revenus des tournées » (routes.view_prices). Cette permission n'est accordée à aucun rôle par défaut et doit être attribuée depuis Tableau de bord > Utilisateurs. Les rôles admin, entreprise et propriétaire y ont accès d'office.
Un montant masqué s'affiche « — ». Un contremaître qui modifie une tournée sans ce droit n'efface jamais les prix existants. Le prix d'un arrêt est repris du contrat récurrent qui couvre la date de la tournée ; hors saison, rien n'est prérempli. Un contrat annulé ou expiré lié à un arrêt est signalé visuellement.
9. Tableau de dépannage
| Problème | Cause et Solution |
|---|---|
| Le modal de génération est vide | Aucune étiquette sur les contrats, ou contrats non signés. Utilisez le mode Par type de service et/ou inclure les non signés. |
| Des clients manquent dans la liste | Pas de coordonnées GPS, ou la saison du contrat ne couvre pas la date, ou le client est déjà planifié ce jour-là. |
| L'optimisation est désactivée | Il y a moins de 2 arrêts optimisables (hors ancres de départ/arrivée). |
| Je ne vois aucun prix | Permission routes.view_prices manquante. Demandez à votre administrateur de vous l'accorder. |
| Des passages ont été ignorés à la planification | Les dates tombent hors de la saison du contrat. Vous pouvez autoriser le hors-saison si nécessaire. |
| Le lien vers la tournée n'apparaît pas sur le calendrier | La tournée n'a pas encore été planifiée au calendrier. |
Astuce : Ordre recommandé pour une entreprise qui vient d'importer ses données : géocoder les GPS manquants → marquer les contrats comme acceptés → générer par type de service → optimiser → planifier au calendrier, puis utiliser les étiquettes pour découper par jour ou par secteur.